Quelques principes de base

Classement des documents comptables

• Il faut à tout moment être en mesure de pouvoir distinguer
  • Les pièces comptables (donnent lieu à un enregistrement dans la comptabilité)
  • Les documents annexes (courriers, contrats, conventions, baux, etc.)

Suggestions

• Banque ou assimilé : classer les relevés dans l’ordre chronologique
• Dépenses : classeur des factures émises, classeur des factures reçues (fournisseurs). Découper le bout de la facture émise payée pour suivre les retards des paiement facilement
• Recettes : classeurs affiliés en ordre alphabétique, classeur financements externes avec les dossiers de demande de subvention, les avis d’attribution, les contrats de partenariat, les factures des prestations
• Caisse : dossiers avec toutes les pièces de caisse
• Immobilisations et subventions d’investissement : classeur contenant état récapitulatif des investissements et de leur amortissement, les factures correspondantes, les avis d’attribution des subventions d’investissement
• Si employés, alors classeur social, doubles des bulletins de salaires classés par mois et par salarié, copies des bordereaux des charges sociales, correspondances, dossier à part avec les contrats de travail, correspondance avec les salariés, certificats d’affiliation aux organismes sociaux
• Classeur correspondance et contrats : prestataires avec lesquels le club est en contact

En fin d’année, après établissement du bilan, les classeurs de banque, de caisse, de factures payées, de recettes, de correspondance et la partie annuelle du classeur employés peuvent être archivés

Les factures à payer seront reprises pour l’exercice suivant

Les autres éléments sont conservés en l’état

Il convient de conserver les documents comptables pendant 10 ans.

Toutefois, une durée plus longue est requise pour les documents relatifs à la paye (en vue de répondre à d’éventuelles demandes de renseignement liées à la constitution des dossiers de retraite), et pour toutes les opérations concernant des immobilisations (immeubles, matériels, etc.) restant en service.